Qué tener en cuenta antes de digitalizarse como empresa

La pandemia ha descubierto nuevas formas de ser productivos fuera de una oficina convencional. Después de un año y medio de trabajar de forma remota, es posible que muchas empresas ya no vean la necesidad de ir a la oficina todos los días.

Hace ya algunos años, muchas empresas ya tenían planes de transformación digital implementados. Las ventajas eran evidentes. Aparte de proporcionar acceso remoto a archivos para empleados teletrabajando, también se pueden destacar beneficios ambientales, de espacio, de cumplimiento y de costos como por ejemplo en el desplazamiento o para minimizar el uso del papel.

Para ayudar a un equipo a encaminarse hacia la creación de un plan de digitalización personalizado, estos son los cinco pasos a tener en cuenta:

1.    Establecer metas para la digitalización

Digitalizar una empresa por digitalizar no es buena idea. Se necesita conocer antes las razones. Identificar por qué se desea digitalizar puede ayudar a conectarse mejor con los socios, proveedores y partes interesadas. No hay una meta tipo, sino que será diferente para cada negocio. Por ejemplo, un plan que tiene sus raíces en la sostenibilidad puede tener diferentes objetivos de digitalización de un enfoque impulsado por aumentar la presencia digital.

2.    No guardar todo de forma predeterminada

"Digitalizar todo" no es un plan. Primero, hay que decidir qué necesita una organización y realizar una auditoría en profundidad. Tal vez no se necesite digitalizar todo. Por ejemplo, no hace falta escanear y guardar facturas "pagadas" de 2011, seguramente no se necesitarán de nuevo, solo se estaría perdiendo tiempo, dinero y espacio en gigabytes digitalizándolas.

Con lo cual habrá que hacer un inventario y saber priorizar. Todo lo que uno no quiera conservar debe desecharse de forma segura.

3.    Planificar las necesidades de seguridad

A pesar de los titulares que escuchamos sobre hackers informáticos, ataques a organizaciones o filtraciones de datos, la digitalización debe contar desde el inicio con un plan de seguridad sólido. Por ley hay que garantizar la privacidad de los clientes y los piratas informáticos pueden acceder a datos mal defendidos.

Pero también hay desastres físicos, como por ejemplo un incendio, que puede hacer mucho daño e incinerar años de datos. Una vez que un papel se ha quemado, no hay forma de recuperarlo.

Con la digitalización, las posibilidades de ese tipo de errores son remotas. Entonces, a medida que una empresa hace un plan para digitalizarse, se debe construir un plan de ciberseguridad al mismo tiempo, al objeto de salvaguardar datos extremadamente sensibles.

4.    Conocer la ley de protección de datos

Si una empresa tiene las tarjetas de crédito, los datos médicos o la información financiera almacenada en archivos de documentos no seguros, no solo está tomando una mala decisión de seguridad, sino que también está exponiendo a la empresa a multas y sanciones potencialmente considerables por parte de la administración. Autoridades como la UE cada día son más estrictas con la información sensible que puede disponer una empresa.

5.    No escatimar en formación

Por último, no se puede implementar un plan de digitalización y esperar que todos caigan instantáneamente en la nueva rutina. Los empleados deberán recibir capacitación, las tareas deben delegarse y todos necesitarán algo de tiempo para sentirse cómodos con el nuevo sistema. La empresa también necesitará reunir un equipo de proveedores, software y partes interesadas para que su plan funcione.

La digitalización es una forma de proporcionar una hoja de ruta para que viajen los datos. Ahora que tiene los pasos para comenzar el viaje de digitalización de una empresa, comience a planificar hoy y encontrará un mundo posterior a COVID que no solo es normal, sino mejor.

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